KATAKAN BOLEH UNTUK PEMBENTANGAN!

Pengucapan awam dan pembentangan bukanlah perkara asing untuk saya, dan saya pasti anda juga. Malah saya sendiri (sebagai bekas pelajar Komunikasi dan Pengajian Media [Perhubungan Awam]) berdepan dengan keperluan perkara tersebut hampir setiap minggu waktu belajar dulu. Itu dulu…

Sekarang, keperluan untuk membuat pembentangan tidaklah kerap. Kerap atau tidak, ‘penyakit’ yang sama tetap muncul setiap kali saya berdepan tugas membuat pembentangan, sama ada kepada 20 orang pelajar atau tiga orang pegawai atasan. Penyakit yang dimaksudkan – sakit gugup. Tandanya gigil lutut, hati berdebar-debar dan jantung seolah-olah berdegup kencang.

Saya syukur sekali kerana mendapat peluang menyertai Kursus ‘Public Speaking  and Presentation Skill‘ pada 9 -10 Disember 2009. Setidak-tidaknya, kursus itu memberi kaedah yang sedikit sebanyak membantu saya memperbaiki skil komunikasi dan pembentangan – biarpun saya tidak gemar membuat pembentangan.

Dua hari lalu saya masih kekal dengan apa yang saya fikirkan (pembentangan memang bukan ‘makanan’ saya, pembentangan tidak akan berhasil baik jika dikendalikan oleh saya), tapi selepas pertemuan dengan seseorang (membuat hati dan jiwa saya meluap-luap) dan berfikir balik apa yang tersirat disebalik kata-kata sesorang (saya selalu percayakannya) – saya yakin akan perubahan. Saya mahu mencabar diri untuk mengubah ‘keyakinan yang saya sendiri tetapkan’! Saya boleh menjadi pembentang yang baik!

Justeru, saya membuat senarai semak sendiri sebagai panduan untuk membuat pembentangan berkesan dan mampu berhasil baik.  Dan saya suka berkongsi senarai semak ini dengan anda, pembaca laman blog ini. Harapan saya supaya berjaya membuat pembentangan  yang baik dan mampu mempengaruhi pihak yang mendengar.

  • faham matlamat/tujuan pembentangan
  • mudahkan – sampaikan maklumat secara jelas, ringkas dan padat
  • menggunakan perkataan bersesuaian – tidak menyingggung, meyakinkan dan mesra
  • bersedia – soal jawab, respons negatif, alat pembentangan (slide atau visual aid)
  • tinggalkan ingatan – positif (lebih kepada tingkah laku, gaya penyampaian, penampilan dan kemesraan)

Untuk bacaan lanjut (huraian bagi senarai semak di atas) klik read more! Terima kasih.

Faham matlamat/tujuan pembentangan – sangat perlu supaya pembentangan itu terarah. Selepas menyemak beberapa blog dan buku, kaedah yang sering dicadangkan untuk benar-benar menetapkan matlamat dalam setiap pembentangan ialah melalui kaedah 5 W dan 1H.

  • Who (siapa) – pembentangan kepada siapa? minat/kesukaan/keperluan mereka? andaian nilai respons mereka?
  • What (apa) – apa yang mahu dicapai (kriteria kejayaan daripada pembentangan)? apa yang diharapkan (tindakan mereka)?
  • How (bagaimana) – kaedah menyampaikan maklumat? bahasa? bahasa badan? – semuanya perlu dirancang dari awal.  Rancangan dan aturkan perjalanan pembentangan itu – permulaan, pertengahan dan penghujung pembentangan. Sediakan visual aid (alat bantu pembentangan).
  • When (bila) – fikirkan lebih awal ‘perancangan masa sewaktu membuat pembentangan’ iaitu, bila masa untuk bersuara dan bila masa puala sesuai berdiam untuk membiri peluang orang lain memberi respons. ‘It’s better to be silent than sing a bad tune.’
  • Where (di mana) – pastikan lokasi pembentangan selesa, tidak mengganggu tumpuan pihak yang mendengar pembentangan. Kemudahan yang disediakan juga perlu diambil kira – susah jika visual aid yang disediakan untuk pembentangan tidak dapat berfungsi/tidak disediakan.
  • Why? (kenapa) – Kenalpasti kenapa mereka perlu mendengar? Apa yang akan ditawarkan dan akan menguntungkan mereka?

Mudahkan semuanya – ini yang terbaik untuk menyampaikan maklumat sebenarnya:

  • ‘kurangkan perkataan’ – asalkan maksud yang cuba disampaikan benar-benar menyentuh keyakinan pihak yang mendengar bersetuju dengan apa yang diperkatakan, sudah cukup.
  • tak perlu mengajar mereka yang mendengar untuk menjadi pakar bagi perkara yang dibentangkan.
  • Penyediaan slide perlu diberi perhatian – kandungannya ringkas, maklumat ber’point‘, penyataan mudah dan tidak mengelirukan.
  • tambahan visual akan lebih menarik perhatian mereka yang mendengar.

Bersedia – sangat penting, malah perkara yang paling perlu untuk setiap pembentangan, ialah bersedia.

  • rancang masa (timing) pembentangan.
  • minda pembentang – positif dan yakin!
  • proses komunikasi – perlu faham proses – source, encoding, channel, decoding, receiver, feedback and context
  • beri perhatian untuk semua seksyen dalam pembentangan – mula, tengah dan hujung.
  • pastikan pembentangan berkesan dan difahami
  • buat latihan berkali-kali
  • keperluan untuk hebat dalam dua perkara – verbal (membuat pembentangan) dan penyediaan slide

Tinggalkan ingatan – penting! Jika pendengar mungkin tidak bersetuju dengan penawaran yang dibuat melalui pembentangan tersebut, pada masa lain apabila mereka berfikir semula dan beralih pandangan – mereka akan mengenang dan memanggil semula untuk pembentangan berikutnya. Apapun ingatan yang baik akan menguntungkan juga akhirnya!

  • gunakan contoh
  • pergerakan, tingkah laku, gaya dan penampilan
  • tidak bercakap banyak, cepat dan terburu-buru
  • pelbagaikan tone suara
  • visual aid
  • keunikan penyampaian
  • keramahan penyampaian
  • senyuman dan lain-lain

“Saya mencabar diri untuk mengubah suatu keyakinan yang saya sendiri tetapkan!” Saya berazam untuk mengusahakannya hingga berjaya. Yakin bahawa saya boleh membuat pembentangan berkesan dan memberi hasil! Saya mendoakannya dan semoga anda juga mendoakan saya, terima kasih.

Advertisements

Tinggalkan Jawapan

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Anda sedang menulis komen melalui akaun WordPress.com anda. Log Out / Tukar )

Twitter picture

Anda sedang menulis komen melalui akaun Twitter anda. Log Out / Tukar )

Facebook photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Facebook anda. Log Out / Tukar )

Google+ photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Google+ anda. Log Out / Tukar )

Connecting to %s